| De l'importance d'avoir un très bon syndic et un conseil syndical avisé |
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Autre point important pour que votre copropriété soit bien gérée, il faut élire en Assemblée Générale (AG), des copropriétaires qui, bien que bénévoles, soient motivés et disponibles. Ils constituent le conseil syndical chargé de veiller à la bonne gestion du syndic et d'impulser la politique générale de l'immeuble. Une relation dialectique harmonieuse doit pouvoir s'instaurer entre le conseil syndical et le syndic, il en va de l'intérêt de chacun. Dans ce dossier nous vous donnons quelques conseils pour y parvenir.
Lorsqu'une copropriété compte plus de 8 copropriétaires, il est préférable de confier la gestion de l'immeuble à un syndic professionnel plutôt qu'à un syndic bénévole choisi parmi les copropriétaires. En effet, plus une copropriété est grande, plus les problèmes de gestion courante se multiplient et nécessitent l'autorité, le savoir faire et la réactivité d'un professionnel. |
| Les malfaçons et leurs conséquences sur la gestion des copropriétés |
| L'administration d'une copropriété demande un professionnalisme certain, surtout dans notre région où les immeubles sont souvent mal construits.
Les malfaçons de construction propres au parc immobilier montpelliérain sont malheureusement trop nombreuses. Depuis le milieu des années 80 jusqu'à aujourd'hui, les promoteurs se sont emparés d'un marché en forte croissance. La demande étant assurée, ils ont privilégié leur rentabilité financière à la qualité des constructions. Résultat, les logements - en apparence de bonne qualité - présentent des malfaçons dont les conséquences sont parfois longues et coûteuses à résoudre. Pour exemple, nous avons été témoin dans les quartiers de Port Marianne ou Antigone des problématiques suivantes: inondations des garages, infiltrations au niveau des toits, canalisations de chauffage sanitaire et thermique ne permettant ni surveillance ni maintenance du réseau, colonnes montantes non conformes, jonctions entre les planchers et les murs verticaux mal faites et empêchant l'isolation entre logements, menuiseries extérieures non conformes, joints de dilatation mal faits... Ces cas sont loin d'être exceptionnels dans la région. Ils dépassent la simple gestion courante et sont à régler normalement avant que la garantie décennale n'atteigne son terme. Malheureusement, il arrive souvent que ces malfaçons perdurent car elles ne sont détectées qu'au moment où les problèmes surviennent... |
| Choisir un syndic professionnel compétent |
 Il est important de pouvoir s'entourer de professionnels avertis et consciencieux qui sauront détecter les problèmes et surtout les résoudre sans qu'il y ait besoin de batailler.
Le choix d'un syndic scrupuleux et rigoureux dans son travail est difficile à faire car tout dépend plus de la personne qui s'occupera de votre immeuble que de l'enseigne. Si votre conseil syndical est exigeant, le syndic s'adaptera et sa gestion n'en sera que plus rigoureuse car il sait que le renouvellement de son contrat en dépend. Si au contraire aucun copropriétaire ne s'implique réellement, même le meilleur gestionnaire aura tendance à délaisser votre immeuble faute d'interlocuteur sérieux. L'immeuble se détériorera lentement sans que personne n'agisse. La désignation, le rôle et les conditions d'exercice du syndic de copropriété sont codifiés par la loi. |
| Elire des conseillers syndicaux avisés |
 Pour éviter les difficultés, les copropriétaires doivent être vigilants. Ils doivent veiller à élire en AG non seulement un syndic professionnel compétent, mais aussi des conseillers syndicaux motivés et clairvoyants sachant être des interlocuteurs efficaces face au syndic. Il s'agit pour eux de défendre l'intérêt des copropriétaires qu'ils représentent. Cela implique d'être "exigeant" avec le syndic tout en gardant de bonnes relations avec lui.
La rigueur et l'honnêteté intellectuelle dans les relations entre le syndic professionnel et les conseillers syndicaux bénévoles sont une condition de bonne gestion de votre immeuble. Que mentionnent les textes officiels sur le conseil syndical de copropriété ?
Le rôle du conseil syndical est de superviser et contrôler la gestion du syndic. Ce contrôle est difficile. Comment s'y prendre ?
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| 1. Une visite mensuelle de la copropriété en présence du syndic |
| Dans la plupart des contrats de syndic il est prévu une visite mensuelle de la copropriété en présence de membres du conseil syndical et/ou d'autres copropriétaires. Il s'agit de vérifier le bon fonctionnement des parties communes et de décider des mesures à prendre pour remédier aux anomalies éventuelles. La présence de copropriétaires permet de faire part au syndic de problèmes qui se présentent et qu'une simple visite ne permet pas forcément de repérer. Cette vérification mensuelle permet un bon entretien de l'immeuble. Elle concerne des détails tout comme des équipements de sécurité essentiels (la mise à jour de l'étiquetage des boites à lettres, la vérification du niveau de propreté, du fonctionnement des interrupteurs et luminaires, des ascenseurs, des VMC, des portes coupe feu, de la signalétique en cas d'urgence, des extincteurs d'incendie - régulièrement volés dans certains immeubles de Montpellier - , etc.). A défaut d'un tel contrôle régulier, non seulement l'immeuble se détériore dans son ensemble, mais surtout la sécurité de ses habitants peut être mise en cause.
Cette ex-présidente de copropriété à Montpellier raconte son expérience traumatisante: " Une nuit d'été à 4 heures du matin, j'ai été réveillée par des cris venant de la rue intimant les habitants de l'immeuble de sortir au plus vite. Le feu s'était déclaré dans les garages au sous sol. J'ai essayé de fuir de chez moi. Mais la fumée était tellement épaisse dans les couloirs que j'ai dû rentrer à nouveau dans mon appartement en tentant de le calfeutrer au mieux pour empêcher la pénétration des gaz toxiques. Les pompiers avertis très vite ont permis d'éviter que le feu se propage aux étages. Mais ils n'ont pu empêcher les fumées de s'infiltrer partout... Après le sinistre, j'ai constaté que la maintenance de l'immeuble n'avait pas été contrôlée correctement par le syndic. Les trappes automatiques de désenfumage ne fonctionnaient plus. Les portes entre les étages fermaient mal. La signalétique de sécurité était insuffisante... Si le syndic avait visité régulièrement l'immeuble en présence de membres du conseil syndical et vérifié que les normes incendies étaient bien respectées, le traumatisme aurait été moins grave. Dans le cas de mon immeuble, il m'est apparu par la suite que le syndic ne contrôlait pratiquement pas les différents prestataires de service chargés de la maintenance de l'immeuble. Par conséquent, le travail était soit mal fait, soit pas fait du tout. Même l'entreprise payée tous les cinq ans par le syndic au frais de la copropriété pour contrôler la conformité de la maintenance des ascenseurs (faite par un ascensoriste connu rétribué lui même chaque année pour un prix correspondant au double du prix du marché !) ne faisait pas correctement le travail. Les fosses d'ascenseurs n'avaient pas été nettoyées depuis plusieurs années alors que ce nettoyage annuel figurait au contrat de l'ascensoriste. J'ai pu m'en apercevoir grâce aux cachets apposés sur les enveloppes que j'ai trouvées dans les détritus de la fosse ! " |
| 2. Le carnet d'entretien de l'immeuble et les contrats |
| Sans vérification des entreprises chargées de la maintenance de l'immeuble, le travail n'est pas fait correctement. Il en est de même des sociétés chargées du contrôle de ces prestataires.
C'est au syndic de vérifier que les obligations contractuelles des différents prestataires de service de l'immeuble sont respectées. Et c'est au conseil syndical de superviser le syndic pour vérifier qu'il fait bien ce travail. A cet effet, le carnet d'entretien de l'immeuble est d'une grande utilité. Ce document répertorie des informations techniques sur la maintenance et les travaux effectués dans l'immeuble. Il permet de connaitre tous les contrats en cours de l'immeuble, leur date d'échéance, les informations techniques sur la maintenance et les travaux effectués dans l'immeuble. Dans notre région, peu de syndic respecte la loi définissant le contenu du carnet d'entretien de l'immeuble. Il est préférable que les contrats soient conclus pour une période de un an (à reconduire seulement si le prestataire de service, y compris le syndic, a donné satisfaction). Ces contrats doivent être mis en concurrence par le syndic avant échéance. Si aucun membre du conseil syndical veille à ce que cela soit fait, il y a fort à parier que votre syndic risque d'oublier. Pour avoir accès au carnet d'entretien de l'immeuble l'"extranet copropriété" est un outil simple et pratique qu'il faut prendre l'habitude de consulter. |
| 3. L'extranet copropriété et les documents relatifs à l'immeuble |
| Le syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires).
Cet « extranet copropriété» permet d’accéder à distance aux documents de la copropriété. Son contenu n’a pas été précisé par la loi, mais il devrait permettre à chaque copropriétaire d'accéder (gratuitement) au règlement de copropriété, aux procès-verbaux d’assemblée, au budget prévisionnel, au contrat d'entretien de l'immeuble, au contrat d’assurance de l’immeuble… Rappelons que ces documents sont nécessaires en cas de vente, et que certains syndics n’hésitent pas à vous les fournir sous format papier à un prix exorbitant. Une copropriétaire de Palavas s'est vu proposer la totalité des pièces pour la modique somme de 2000 euros ! Si ces documents ne figurent pas dans votre extranet ou sont incomplets, négociez avec votre syndic pour qu'il les mette. Ils appartiennent au syndicat des copropriétaires et n'ont pas à être "confisqués". |
| 4. Les clés de répartition et la comptabilité |
| Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division répartissent les charges par lots en fonction de millièmes ou tantièmes de copropriété. Ils sont susceptibles de modifications en fonction de l'évolution de l'immeuble. Si ces dernières ne sont pas réalisées, elles sont porteuses d'erreurs de répartition dans les charges. Le syndic doit savoir faire en sorte de pouvoir les corriger afin de ne pas léser certains copropriétaires au profit d'autres.
Pour exemple cette copropriété située à Antigone. Une de ses parties communes (l'ancienne loge du gardien correspondant à un appartement de 64 m2 dont les charges étaient communes) a été vendue. Le syndic n'a pas réalisé les modifications nécessaires à la nouvelles répartition des charges (qui devait tenir compte que la loge devenait partie privative). En conséquence, les copropriétaires ont payé les charges du nouveau copropriétaire à sa place (chauffage et travaux!). L'ensemble des copropriétaires est lésé, sauf celui qui a acheté l'ancienne loge. Une copropriétaire s'en est aperçue et a demandé au syndic un rectificatif. Mais les membres du conseil syndical - dont un des rôles est de contrôler chaque année la comptabilité du syndic - n'ont pas vérifié. Ils ont fait voter le quitus (qu'il ne faut dans tous les cas jamais donner car il exonère le syndic de sa responsabilité!) et l'approbation des comptes malgré les demandes réitérées de rectification de quelques copropriétaires avertis. Le conseil syndical de cette copropriété étant peu enclin à analyser les comptes et les clés de répartition des charges, a préféré réitérer sa confiance au syndic plutôt que résoudre les problèmes soulevés par les quelques copropriétaires avisés. Le syndic de cette copropriété se sentant conforté malgré ses erreurs de gestion, n'a aucune envie de modifier sa comptabilité. C'est le conseil syndical qui est responsable de la vérification des comptes de la copropriété. S'il ne fait pas sérieusement ce travail, des erreurs dans la répartition des charges risquent de se cumuler et les dépenses auxquelles les copropriétaires sont soumis auront une fâcheuse tendance à augmenter. Pour partager des astuces pour limiter les frais, n'hésitez pas à aller sur notre forum. |
| 5. L'importance du contenu du contrat de syndic |
| Un "contrat type" simple à explorer est défini par la loi. Les syndics doivent s'y conformer. Seules les prestations particulières ou privatives indiquées dans le contrat sont éventuellement facturables en plus. Le reste est censé être intégré dans le contrat de base (Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, prévus à l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis).
La facturation de frais supplémentaires est monnaie courante chez les syndics de copropriété. Et pourtant, nombre de ces « charges exceptionnelles » devraient normalement faire partie du contrat de base. Que Choisir a étudié 8 contrats de syndics et relevé leurs clauses abusives. 3 ans après la loi ALUR, 2 ans après la mise en place du contrat-type, l’UFC-Que Choisir et l’ARC publient les résultats 2017 déplorables de leur observatoire des syndics, plus particulièrement sur les excès tarifaires et contractuels des cinq principaux syndics. Aussi est-il important de décrypter le vrai du faux dans les affirmations de certains professionnels. Si malgré un bon contrat votre syndic ne donnent pas satisfaction, soit votre conseil syndical ne remplit pas son rôle, soit votre syndic est mauvais. Il faut changer soit l'un, soit l'autre et parfois les deux. Concernant les membres du conseil syndical, ils sont élus en assemblée générale. Il suffit de ne pas renouveler le mandat du président du conseil syndical en ne votant pas pour lui. Car c'est lui qui anime le conseil syndical. Si des dysfonctionnements apparaissent c'est souvent parce que le président du conseil syndical règne en autocrate et/ou parce qu'il s'intéresse peu aux modalités de fonctionnement d'une copropriété. De même si le syndic ne joue pas son rôle correctement, en tant que simple copropriétaire, vous pouvez le mettre en concurrence avec d'autres syndics en lui adressant une lettre recommandée un à deux mois avant l'envoi de la convocation d'assemblée générale. Exemplaire de lettre à adresser au syndic : Merci d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, la question suivante : « Election du syndic et approbation de son mandat de gestion (Art. 25 et 25-1). Election du Cabinet X et approbation de son mandat de gestion : L’assemblée générale désigne comme syndic, le Cabinet X… (indiquer toutes les références du syndic X). Le Cabinet X est élu pour une durée de… (préféré contrat de un an) , qui commence le… pour se terminer au plus tard le… L’assemblée désigne M(me)… pour signer le contrat adopté au cours de la présente réunion. » A cette lettre, vous joindrez un ou plusieurs contrats de syndic que vous aurez sélectionnés en fonction de la qualité et du prix des prestations proposées, ce afin que le syndic en place les notifie en même temps que la convocation. Pour trouver les bons syndics, ne perdez pas votre temps à chercher sur internet. En effet, les sites comparateurs de syndics sont des intermédiaires vous mettant en relation avec des syndics uniquement référencés sur leur site. Leur choix est par conséquent très limité (nous les avons testés). Nous vous conseillons plutôt de faire appel aux agences proches de votre immeuble. Demandez leur une proposition de contrat. Les syndics potentiellement intéressés se déplaceront pour vous rencontrer et évaluer le travail à fournir en fonction des caractéristiques de l'immeuble (âge, nombre de lots, type de chauffage, ascenseurs, espaces verts, garages...). Ils pourront ainsi proposer un contrat en adéquation avec vos besoins. Les syndics que vous sélectionnerez seront prêts à se déplacer lors de l'AG pour expliquer leurs méthodes de travail et leur prix à l'ensemble des copropriétaires afin que ces derniers puissent choisir en toute connaissance. |
Il y a 90 syndics professionnels à Montpellier et 236 dans l'Hérault (source: pages jaunes). Ils ont tous leurs qualités et leurs défauts. Nous nous garderons bien de vous recommander les uns au détriment des autres. Ce n'est pas l'enseigne qui compte. En revanche la qualité du contrat de syndic vis à vis de la copropriété et les compétences professionnelles du gestionnaire qui s'occupe de votre copropriété sont essentiels.
